בחיי כל ארגון או עסק בריא ומתפתח, מגיע הרגע שצריך להתאים את המרחב העבודה למצב החדש שנוצר.
במאמר זה, אפרט איך ניתן לתכנן בצורה הוליסטית ואיכותית חידוש או מעבר עסק, להצליח לקבל את פתרון הפונקציונאלי ואסטטי הרצוי ולסיים במסגרת הזמן והתקציב.
סיבות רבות דורשות חידוש או שינוי, לדוגמה
• צמיחה והתרחבות של העסק דורשים מקום גדול יותר
• שינוי בתהליכי העבודה של העסק דורשים חלוקה מחדש של המקום
• התפתחות הטבעית של הארגון אשר גורר שהמקום הקיים לא יכול להכיל את כל העובדים והיקף פעילותו
• המשרדים לא עומדים בסטנדרטים של השוק בו העסק פועל
• מיקום הגיאוגראפי של העסק לא נותן מענה הולם לצרכיו
• ועוד...
למרות המצבים הללו עסקים רבים לא מבצעים את המהלך הנדרש של שיפוץ או מעבר למקום חדש מחשש להיכנס להרפתקה מורכבת המשפיע על התנהלות השוטפת של העסק. החשש מהשלכות כגון הסתת משאבים ניהולים, השפעה על תזרים המזומנים, "הוצאות" רבות וכמובן אובדן "הכנסות" (לפחות בטווח המיידי) הן השכיחות שבין הסיבות לאי ביצוע השינויים.
כל פרויקט חידוש או מעבר מוצלח מתחיל בתכנון נכון ולו 4 קטגוריות ראשיות
• תכנון פונקציונאלי
• תכנון אסטטי
• תכנון תקציבי
• תכנון לוחות זמנים
תכנון פונקציונאלי
תרום כניסה לשלב תכנון הפונקציונאלי על האדריכל או מעצב פנים להכיר ולהבין את הצרכים והרצונות של בעלי העניין בעסק. עליו ללמוד את ההתנהלות ,תהליכי וממשקים העבודה, האם מוכרים מוצרים או מספקים שירותים, האם מקבלים קהל, מי הקהל ומי מקבל את פניהם, האם משרתים אוכלוסיה בעלי צרכים מיוחדים, ועוד.
בתום שלב הכרת הארגון, האדריכל או מעצב פנים מגיש לבעלי העניין מספר אופציות של תכנון פונקציונאלי שחייב לתת מענה על כל הנושאים שפורטו בשלב הכרת העסק.
בפגישה משותפת עם בעלי העניין מעבדים את התכניות עד לקבלת תכנון סופי שמספק את הפתרון הפונקציונאלי האופטימאלי.
התכנון הפונקציונאלי הוא המרכיב הכי חשוב מכל שאר המרכיבים בביצוע חידוש העסק. תכנון לא נכון ישפיע בצורה משמעותית על חיי היומיום של העסק ואף עלול להכניס אותו למעגל תיקונים והוצאות מיותרות בעתיד.
תכנון אסטטי
בשלב התכנון האסטטי נקבע את הנראות של העסק. על המעצב להבין את המסרים שהלקוח רוצה לשדר, כגון יוקרה, עדכניות, טכנולוגיות, דינמיות ועוד. כל אלה יכתיבו את הסגנון עיצובי שמתאים לעסק.
הסגנון הנבחר מכתיב שימוש בצבעים, חומרים, טקסטורות, אביזרים, תאורה, רהיטים, הלבשה.
אם מדובר בעסק בעל סגנון אסטטי מגובש או מותג מוכר צריך התייחסות כבר מההתחלה לצבעים וחומרים מוגדרים.
קצרה היריעה כדי להיכנס לדיון מעמיק על כל האופציות העיצוביות הקיימות. לכל אדם יש העדפות משלו, סגנון וצבעים הקרובים ללבו על אחת כמה וכמה לכל אדריכל ומעצב פנים.
חשוב לוודא שבחירת החומרים, הצורות, הצבעים והאביזרים תואמת את הסגנון שנבחר. למשל עם ברצוננו לשדר דינמיות ניתן לעשות זאת על ידי שימוש של צורות גליות על קירות או ריצוף בצבע כתום או צהוב. לעומת זאת אם נרצה לשדר קידמה או טכנולוגיה נשתמש בצורות ישרות באלמנטים מתכתיים או בטון בצבעים לבן ואפור.
אני מקפיד להזהיר בעלי עסקים מפני עיצובים "טרנדים", שהאופנתיות שלהם חולפת והעיצוב נראה במהירות מיושן.
תכנון תקציבי
כבר בשלב איתור הצרכים והרצונות יש צורך בהבנה של מסגרת התקציבית של הפרויקט.
על בעלי העסק להכיר בפער שקיים בין התקציב שהאדריכל מציע לבין התקציב אליו מדבר בעל העסק, רוב הפעמים האדריכל מתייחס לתקציב הכולל את השיפוץ, הריהוט וההלבשה בלבד,אך לבעל העסק מספר הוצאות משמעותיות נוספות שיכולות להישכח.
הניסיון שלי מלמד שקריטי להצלחה של תהליך החידוש, להכין תקציב מראש. קובץ אקסל הישן והטוב יהיה כלי מתאים. כדאי להכניס בתוכו כל ההוצאות הצפויות כגון:
• אגרות, מיסים והתלים
• חברת החשמל
• שכר טרחה
• בניה (הריסה, חשמל, אינסטלציה, דלתות, אלומיניום...)
• נגרות (מטבח, חדרי שירותים)
• ריהוט (משרדים, מחסנים...)
• מזוג
• הלבשה (וילונות, כריות...)
• מחשבים, תקשורת וציוד היקפי
• כבלים או לווין
• הובלות
• ניקיון וריסוס
• ועוד
לאחר סיכום כל ההוצאות הצפויות יש להוסיף בין 20%-30% מהסה"כ להוצאות בלתי צפויות.
הניסיון שלי מלמד שההוצאות הבלתי צפויות מופיעות כמעט בכל חידוש. הסיבה היא התקציב שנבנה הוא ראשני ובמהלך ביצוע הפרויקט מתגלות לרב חריגות שבאורך פלא תמיד גורמות לגידול בהוצאות.
כוון שאצל בעל העסק לא תמיד קיים הידע של העלויות הצפויות מומלץ כבר כאן להתחיל בבניית צוות פרויקט (עו"ד, קבלן, מעצב פנים, וכו.) שיספק את ההערכות התקציביות אפילו עם המידע הוא חלקי בלבד.
תכנון לוחות זמנים
הבנת מסגרת הזמן העומד לראשותנו לביצוע הפרויקט הוא קריטי בתחילת התכנון הפונקציונאלי והאסטטי. נתקלתי בעבר, במקרים בהם קיים פער משמעותי בין מסגרת הזמן הקיים לבין הצפייה של בעל העסק להיקף ואופי העבודה. חשוב לתאם ציפיות בנושא, הרי לא ניתן יהיה לבצע מגה שיפוץ אם עומדים לשרותינו שבועיים בלבד.
יש אירועים המכתיבים לוחות זמנים קשיחים למשל סיום חוזה שכירות למבנה הנוכחי, מועד קבלת מפתח למבנה החדש, פתיחת עסק לפני עונות, חגים, תחילת שנת לימודים, וכו. כל עיקוב ממועדים אלא תפגע משמעותית בהצלחת העסק.
לכן בשלב התכנון חשוב להכין תכנית עבודה בסיסית שכוללת את המשימות המשמעותיות ותאפשר לנו להבין האם אנחנו ועומדים בזמן הקצוב לפרויקט.
כפי שציינתי בתכנון תקציבי בעל עסק לא תמיד מצוי בפרטים של תכולת העבודה ואורך הזמן הנדרש לכן יש צורך גם כאן להתייעץ עם בעלי מקצוע, אשר יעירו את עינינו בנושאים פחות מוכרים וגוזלי זמן והתלות ביניהם, שחייבים להילקח בחשבון בתוכנית.
המלצתי, גם כאן, להיעזר בטבלת אקסל שתכלול כל המשימות, פרק זמן שלהם, הסדר כרונולוגי והתלות ביניהם ולבסוף לאחר שאנחנו מבינים אורך הפרויקט מוסיפים 50% זמן כמקדם ביטחון על מנת להגדיל את הסיכוי לעמוד בזמןץ.
מומלץ לנקוט בשיטת הפרס/קנס במעמד חתימת החוזה עם הקבלנים. אם הוא מקדים את סיום הפרויקט על "כל" היבטיו ובאיכות משביעה רצון הוא מקבל סכום כסף נוסף כפרס ואם הוא מאחר משלם קנס שמנוכה מהתשלום האחרון.
מכאן נובעים כמה נושאים שחשוב שיהיו מוגדרים מראש
• בורר מוסכם שיפסוק על חילוקי דעות באיכות ובתכולת העבודה שבוצעה
• גובה תשלום האחרון צריך להיות משמעותי מספיק בכדי לספוג את הקנסות האפשריים
• כמובן לא יחשב איחור מקרים בהם בעל עסק מעקב את בעל המקצוע במידע או חומרים שהוא צריך לספק.
למרות שמדריך זה מתמקד בשלב התכנון ולא הביצוע בפועל אדגיש שני נושאים שהם חשובים בכדי לא להתייחס אליהם.
• מטרת הפרויקט הוא לסיים אותו לא להתחיל אותו, לכן מתחילים אותו ברגע האחרון שמאפשר לנו לסיים בזמן.
• התחלה מוקדמת מדיי תגרום לגידול לא רצוי בהוצאות ולחץ מיותר.
נשמע מוזר, אולי, אבל הניסיון לימד אותי שמי שמשכיל לעמוד בפיתוי ולא להתחיל מוקדם מדיי מרוויח פעמיים.
לטיפים נוספים אשמח לפרט בפגישה אישית
סיכום
בחיי כל ארגון או עסק מגיע השלב בהתפתחות שמחייב חידוש או מעבר למקום אחר, גדול יותר, יפה יותר המשדר מסר אחר.
בכדי להצליח לעבור את האירוע הזה, כל מה שנדרש הוא לתכנן נכון את ארבעת המרכיבים המצוינים מעלה:
• תכנון פונקציונאלי
• תכנון אסטטי
• תכנון תקציבי
• תכנון לוחות זמנים
מי שישכיל לעשות כן יש סיכוי שאפילו ייהנה מכל התהליך.
גוסטבו באריל – אדריכלות ועיצוב פנים
הכותב: בעל תואר במנהל עסקים וניסיון של מעל 15 שנה בניהול פרויקטים בתעשיית ההיי-טק
בוגר הסטודיו לעיצוב פנים ברזין-שוהם. עוסק בתכנון פונקציונאלי ואסטטי של בתים, דירות ועסקים תוך הבנת הצרכים והרצונות של הלקוחות.
